FleetOpsDatenschutz und Sicherheit
Ein Fahrdienst verarbeitet Standorte von Beschäftigten und Angaben zum Hilfebedarf von Fahrgästen. FleetOps behandelt beides so, dass die Regeln nicht von Einstellungen oder gutem Willen abhängen, sondern technisch gelten.
Regeln, die das System durchsetzt
Jede dieser Regeln ist im Code und in der Datenbank verankert. Sie lässt sich nicht durch einen Klick in den Einstellungen umgehen.
| Regel | So setzt FleetOps sie um |
|---|---|
| Ortung nur im Einsatz | Positionen außerhalb einer laufenden Fahrt oder eines freigegebenen Einsatzfensters werden verworfen, bevor sie gespeichert werden. „Fahrt starten“ öffnet ein Fenster bis zum Fahrtende, höchstens für 12 Stunden. |
| Keine Privatfahrten | FleetOps kennt keinen Modus für Privatfahrten. Was nach Dienstschluss mit dem Fahrzeug passiert, wird nicht aufgezeichnet. |
| Erst freigeben, dann orten | Eine Ortungsrichtlinie legt Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Fristen fest. Sie gilt erst nach Freigabe im Vier-Augen-Prinzip. Jede Änderung setzt die Freigabe zurück. |
| Zugriff nach Zweck und Rolle | Live-Standorte sehen nur die Rollen, die die Richtlinie nennt, nur für das eigene Team und nur während des Einsatzes. Datenschutz, Werkstatt und der Betreiber der Plattform haben keinen Zugriff auf Standorte. |
| Getrennte Speicherung | Positionen werden ohne Bezug zum Fahrer gespeichert. Eine Zuordnung entsteht nur über den Zeitraum, in dem ein Fahrer dem Fahrzeug zugeordnet war. |
| Jeder Zugriff protokolliert | Jeder Abruf von Standorten, die sich einer Person zuordnen lassen, erzeugt einen Eintrag im Zugriffsprotokoll, ohne die Koordinaten selbst. Die Einträge sind miteinander verkettet, nachträgliche Änderungen fallen auf. |
| Diebstahl als Ausnahme | Ortung bei Diebstahl ist ein eigener Zweck mit dokumentiertem Anlass und Vier-Augen-Freigabe. Sie endet automatisch nach höchstens 72 Stunden. |
| Feste Löschfristen | Jeder Fahrdienst legt seine Fristen fest, für GPS-Punkte sind 7 Tage voreingestellt. Ein Löschlauf prüft stündlich und protokolliert, was er löscht. |
| Rechte der Beschäftigten | Fahrer sehen in der App, welche Daten über sie gespeichert sind, exportieren sie selbst und stellen Anfragen direkt. Die Datenschutzrolle bearbeitet Anfragen mit Fristüberwachung und exportiert das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. |
| Keine Verhaltensbewertung | Keine Geschwindigkeitsranglisten, keine Fahrstil-Scores, keine automatischen Bewertungen von Fahrern. |
Sicherheit im Betrieb
FleetOps läuft auf einem eigenen Server bei einem deutschen Hoster.
Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung ist Pflicht für Verwaltung, Disposition, Fuhrpark und Datenschutz. Sitzungen enden nach 30 Minuten ohne Aktivität.
Verschlüsselung
Alle Verbindungen laufen über HTTPS, die Fahrer-App spricht nur verschlüsselt und signiert jede Positionsmeldung. Zugangsgeheimnisse liegen verschlüsselt in der Datenbank.
Trennung der Fahrdienste
Die Daten jedes Fahrdienstes sind in der Datenbank selbst voneinander abgeschottet, zusätzlich zur Prüfung in der Anwendung.
Backups
Täglich und verschlüsselt. Die Wiederherstellung ist auf dem Server erprobt, nicht nur angenommen.
Server
Nur die Web-Ports sind offen, die Verwaltung des Servers geht nur mit Schlüssel. Sicherheitsupdates spielt der Server automatisch ein.
Schwachstellen
Die verwendeten Bibliotheken werden laufend automatisch auf bekannte Schwachstellen geprüft. Updates folgen geprüft, nicht blind.
Was Sie vor dem Start bekommen
Unterlagen für Geschäftsführung, Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat, bevor echte Daten fließen.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
- Sicherheitsnachweis mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und den Prüfergebnissen.
- Liste der Unterauftragsverarbeiter.
- Notfallplan: wie und wie schnell Sie bei einem Sicherheitsvorfall informiert werden.
- Eine Beschreibung der technischen Regeln, auf die sich Betriebsvereinbarung und Datenschutz-Folgenabschätzung stützen können.
Verantwortlich für den Einsatz bleibt Ihr Fahrdienst: Rechtsgrundlage, Betriebsvereinbarung und Datenschutz-Folgenabschätzung legen Sie fest. FleetOps verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag und liefert die technischen Voraussetzungen.